Jakie informacje publikuje urząd gminy?

Urząd gminy ma obowiązek publikować informacje publiczne przede wszystkim w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Nie jest to dobrowolny portal, lecz ustawowy sposób zapewniania przejrzystości działania administracji. Jeżeli potrzebnych danych nie ma w BIP, można wystąpić o ich udostępnienie na wniosek.

Czym jest BIP i dlaczego urząd musi go prowadzić?

Biuletyn Informacji Publicznej to oficjalny publikator informacji o działalności podmiotów publicznych, w tym gmin i ich urzędów. Podstawę prawną stanowi Ustawa o dostępie do informacji publicznej z 6 września 2001 r. BIP umożliwia obywatelom sprawdzenie, jak działa urząd, jakie decyzje podejmuje i jak gospodaruje publicznymi środkami.

Trzeba rozróżnić dwa sposoby dostępu do informacji. Część danych urząd publikuje z własnej inicjatywy w BIP. Pozostałe informacje, o ile mają charakter publiczny, można uzyskać po złożeniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej.

Jakie informacje urząd gminy publikuje w BIP?

Zakres publikowanych danych obejmuje sprawy organizacyjne, prawne, finansowe i bieżącą działalność urzędu. Najważniejsze kategorie można ująć następująco:

W praktyce w BIP powinny być dostępne między innymi:

• Informacje organizacyjne – status prawny i przedmiot działalności urzędu, zakres kompetencji, regulamin organizacyjny, schemat struktury oraz dane kontaktowe.
• Informacje o organach – dane wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, rady gminy, komisji, a także zakres kompetencji poszczególnych osób i organów.
• Informacje prawne – uchwały, zarządzenia, lokalne akty prawne, informacje o sesjach rady i sposobie podejmowania decyzji.
• Informacje o działalności – procedury załatwiania spraw, komunikaty, sprawozdania, wyniki kontroli oraz informacje o petycjach.
• Informacje finansowe i majątkowe – dane dotyczące majątku gminy, gospodarowania mieniem publicznym, oświadczenia majątkowe oraz informacje związane z finansami jednostki.
• Informacje o zamówieniach i zatrudnieniu – ogłoszenia o zamówieniach publicznych, wyniki postępowań oraz nabory na wolne stanowiska urzędnicze.

W BIP publikuje się także informacje potrzebne do kontaktu z urzędem, takie jak adres, numery telefonów, adres poczty elektronicznej, godziny pracy oraz dane dotyczące sposobu składania pism. W zależności od sprawy mogą być tam również dostępne formularze, instrukcje dla mieszkańców i numery rachunków służących do regulowania należności publicznoprawnych.

Co zrobić, jeśli informacji nie ma w BIP?

Brak informacji w BIP nie oznacza automatycznie, że obywatel nie może jej otrzymać. Jeżeli dotyczy ona sprawy publicznej, można złożyć wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Wniosek nie musi mieć szczególnej, urzędowej formy. Powinien jednak jasno wskazywać, jakiej informacji dotyczy oraz w jakiej formie ma zostać udostępniona.

Procedura wygląda zwykle następująco:

1. Przygotuj wniosek – opisz precyzyjnie żądaną informację i wskaż preferowany sposób jej otrzymania, na przykład pocztą elektroniczną.
2. Złóż wniosek do właściwego urzędu – możesz zrobić to pisemnie, osobiście, pocztą elektroniczną albo za pomocą formularza udostępnionego przez urząd.
3. Oczekuj na odpowiedź – urząd powinien udostępnić informację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania wniosku.
4. Sprawdź informację o kosztach – dostęp jest co do zasady bezpłatny, ale urząd może obciążyć wnioskodawcę rzeczywistymi dodatkowymi kosztami przygotowania informacji w wybranej formie, na przykład wykonania kopii lub nagrania na nośniku.

Jeżeli urząd nie może udzielić odpowiedzi w ciągu 14 dni, powinien w tym terminie poinformować o przyczynach opóźnienia i wskazać nowy termin. Taki termin nie może być dłuższy niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Informacja powinna zostać udostępniona w sposób i formie wskazanych we wniosku, chyba że urząd nie ma możliwości technicznych, aby to zrobić. W takim przypadku powinien wyjaśnić przyczynę i zaproponować inną formę udostępnienia.

Urząd może odmówić udostępnienia informacji, gdy nie dotyczy ona sprawy publicznej, nie posiada żądanych danych albo dostęp do nich regulują odrębne przepisy. Odmowa udostępnienia informacji następuje w formie decyzji, od której można się odwołać zgodnie z właściwą procedurą. Na bezczynność urzędu przysługuje natomiast skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

BIP pozwala uzyskać wiele informacji bez składania pisma i oczekiwania na odpowiedź. Wniosek jest właściwym rozwiązaniem wtedy, gdy konkretne dane nie zostały opublikowane, a nadal mają charakter informacji publicznej. Taki podział ułatwia kontrolę działań gminy i wzmacnia prawo mieszkańców do wiedzy o sprawach publicznych.