Dokument z kodem QR – co to jest i jak działa?

Dokument z kodem QR w kontekście KSeF to najczęściej wizualizacja faktury ustrukturyzowanej udostępniona poza systemem, na przykład jako plik PDF albo wydruk. Kod nie jest fakturą ani kodem płatności. Służy do sprawdzenia, czy dokument istnieje w KSeF i czy dane przedstawione na jego wizualizacji odpowiadają fakturze zapisanej w systemie.

Kiedy kod QR musi znaleźć się na fakturze?

Co do zasady faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i odbierana w Krajowym Systemie e-Faktur. W określonych sytuacjach trzeba jednak przekazać ją nabywcy w uzgodniony sposób poza KSeF. Wtedy fakturę należy oznaczyć kodem weryfikującym. Obowiązek ten wynika z przepisów o KSeF, w tym z art. 106gb ustawy o podatku od towarów i usług.

Kod pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy dokument jest udostępniany lub używany poza systemem, na przykład w postaci wizualizacji PDF, wydruku albo innego uzgodnionego formatu. Dotyczy to w szczególności następujących sytuacji:

• Faktura jest przekazywana kontrahentowi zagranicznemu lub dotyczy świadczenia, którego miejscem jest inne państwo członkowskie albo państwo trzecie.
• Nabywcą jest podmiot bez siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce.
• Nabywcą jest podmiot z siedzibą w Polsce, którego stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w danej transakcji.
• Nabywcą jest podatnik z innego państwa Unii Europejskiej korzystający ze zwolnienia w procedurze SME.
• Nabywca nie posługuje się numerem NIP albo jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
• Faktura została wystawiona w trybie offline i jest przekazywana przed jej przesłaniem do KSeF.

Nie oznacza to, że każda faktura znajdująca się wyłącznie w KSeF musi mieć widoczny kod QR. Obowiązek wiąże się przede wszystkim z udostępnieniem dokumentu poza systemem albo z jego użyciem poza KSeF. W przypadku faktur dla konsumentów lub osób bez NIP kod może służyć także zapewnieniu dostępu do faktury i jej identyfikacji w systemie.

Tryb online i offline – ile kodów QR znajduje się na fakturze?

Liczba kodów zależy od momentu wystawienia faktury i jej statusu w KSeF. Najprostsza różnica polega na tym, że faktura online ma zwykle jeden kod, natomiast faktura offline udostępniana przed przesłaniem do systemu może wymagać dwóch kodów.

W trybie online dokument ma już numer KSeF, dlatego jeden kod umożliwia odwołanie do faktury zapisanej w systemie i sprawdzenie jej danych. W przypadku trybu offline, niedostępności KSeF lub trybu awaryjnego, przed przesłaniem dokumentu do systemu stosuje się dwa oznaczenia. Kod z napisem „OFFLINE” służy do identyfikacji i późniejszej weryfikacji faktury, a kod „CERTYFIKAT” pozwala sprawdzić autentyczność pochodzenia dokumentu, integralność jego treści oraz ważność certyfikatu KSeF.

Po przesłaniu faktury offline do KSeF i nadaniu jej numeru systemowego na wizualizacji pozostaje jeden kod z oznaczeniem numeru KSeF. W praktyce liczba kodów może więc zmienić się wraz ze statusem dokumentu.

Co można sprawdzić po zeskanowaniu kodu?

Kod QR zawiera dane potrzebne do skierowania użytkownika do zasobu weryfikacyjnego KSeF. Wśród elementów kodu znajdują się między innymi adres zasobu oprogramowania interfejsowego, data wystawienia, NIP sprzedawcy oraz wyróżnik faktury, czyli jej unikalny skrót obliczony na podstawie danych dokumentu.

Po zeskanowaniu kodu lub otwarciu powiązanego linku użytkownik otrzymuje podstawowe informacje identyfikujące fakturę oraz może sprawdzić, czy dokument znajduje się w KSeF. Mechanizm pozwala porównać dane wizualizacji z oryginalnymi danymi zapisanymi w systemie. W zależności od rodzaju kodu i uprawnień możliwe jest także uzyskanie dostępu do pełnej faktury.

• Obecność faktury w KSeF.
• Numer KSeF albo informację, że dokument jest jeszcze oznaczony jako „OFFLINE”.
• Dane identyfikujące sprzedawcę i dokument.
• Zgodność podstawowych danych wizualizacji z informacjami zapisanymi w systemie.
• W przypadku kodu „CERTYFIKAT” – ważność certyfikatu i możliwość potwierdzenia tożsamości wystawcy.

Sam kod QR nie zastępuje faktury. Przesłanie odbiorcy wyłącznie kodu nie jest równoznaczne z przekazaniem pełnej treści dokumentu. Nabywca powinien otrzymać fakturę w uzgodnionej formie, a kod ma ułatwić jej identyfikację i kontrolę autentyczności.

Nie należy też mylić kodu weryfikacyjnego z kodem płatności, na przykład używanym do przelewu lub płatności BLIK. Kod KSeF nie służy do inicjowania zapłaty. Jego funkcją jest potwierdzenie związku wizualizacji z fakturą ustrukturyzowaną oraz sprawdzenie danych w systemie.

Dlaczego kod QR ma znaczenie?

Kod ogranicza ryzyko posługiwania się zmienioną albo nieistniejącą fakturą przekazaną poza KSeF. Umożliwia odbiorcy szybkie sprawdzenie dokumentu bez ręcznego wyszukiwania go w systemie. Jeżeli faktura przekazana jako PDF lub wydruk powinna być oznaczona kodem, a go nie zawiera, weryfikacja jej pochodzenia może być utrudniona.

Najważniejsze jest rozróżnienie dwóch elementów: faktura zawiera treść dokumentu, a kod QR pomaga potwierdzić jej autentyczność i zgodność z KSeF.