Jak korzystać z elektronicznej skrzynki podawczej?

Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) to cyfrowy odpowiednik kancelarii urzędu. Działa głównie na platformie ePUAP i pozwala wysłać podanie bez wizyty w urzędzie. Potrzebujesz konta ePUAP, Profilu Zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a po wysyłce należy pobrać urzędowe potwierdzenie doręczenia.

Co trzeba przygotować przed wysyłką?

Przed rozpoczęciem przygotuj dane potrzebne do zalogowania, treść pisma oraz załączniki. Do wysłania dokumentu wymagane są:

• Konto na platformie ePUAP umożliwiające korzystanie z usług administracji publicznej.
• Profil Zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny do uwierzytelnienia i podpisania pisma.
• Dokument lub formularz – w zależności od sprawy może to być formularz dostępny w katalogu usług albo własny plik z załącznikami.

Profil Zaufany i podpis kwalifikowany są dwiema odrębnymi metodami podpisu. Profil Zaufany jest bezpłatny, natomiast podpis kwalifikowany wymaga certyfikatu wydanego przez dostawcę usług zaufania. Bez jednej z tych metod samo zalogowanie do ePUAP nie wystarczy do skutecznego wniesienia pisma.

Jak wysłać dokument przez ESP?

Dokładne nazwy przycisków mogą zależeć od rodzaju usługi, ale standardowy przebieg wygląda następująco:

1. Zaloguj się na swoje konto na platformie ePUAP.
2. Odszukaj urząd, do którego chcesz skierować pismo, albo wybierz właściwą usługę w katalogu spraw.
3. Otwórz formularz elektroniczny. Wypełnij wymagane pola, w tym dane osoby składającej pismo, adres oraz treść żądania.
4. Dodaj wymagane załączniki. Jeżeli urząd udostępnia określony wzór formularza, użyj właśnie tego wzoru.
5. Podpisz dokument Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
6. Sprawdź podsumowanie i wybierz opcję wysłania dokumentu.

Po podpisaniu upewnij się, że system wyświetlił komunikat potwierdzający prawidłową wysyłkę. Samo zapisanie formularza albo dodanie dokumentu do roboczej wersji nie oznacza jeszcze wniesienia pisma do urzędu.

Jakie formaty i rozmiary plików są akceptowane?

Wymagania mogą być doprecyzowane przy konkretnej usłudze, jednak materiały przesyłane przez ESP zwykle muszą mieścić się w poniższych limitach:

Jeśli konkretny urząd określił własne wymagania, stosuj je w pierwszej kolejności. Przy większych dokumentach pomocne może być zmniejszenie rozdzielczości skanów albo zapisanie ich w formacie PDF o mniejszym rozmiarze.

Czym jest UPO i gdzie je znaleźć?

Po prawidłowym doręczeniu dokumentu system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru, często określane skrótem UPO. W materiałach dotyczących ePUAP można spotkać także nazwę Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia, czyli UPP.

Potwierdzenie zawiera informacje o wysłanym piśmie oraz dacie jego doręczenia. Jest ważnym dowodem, że dokument został przekazany do urzędu, dlatego pobierz je i zachowaj – najlepiej razem z kopią wysłanego formularza i załączników. Nie traktuj samego komunikatu o zakończeniu pracy z formularzem jako równoważnika UPO.

Dlaczego dokument może zostać odrzucony?

Brak przyjęcia dokumentu najczęściej wynika z błędu technicznego albo niepełnego podpisania pisma. Sprawdź w szczególności:

• Nieprawidłowy lub brakujący podpis Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.
• Przekroczenie limitu 5 MB dla dokumentu wraz z załącznikami.
• Użycie formatu pliku, którego nie obsługuje dana usługa lub urząd.
• Dodanie załącznika zawierającego złośliwe oprogramowanie.

Ostrzeżenie: pliki wykryte jako zawierające szkodliwe oprogramowanie mogą zostać automatycznie odrzucone. Jeżeli wysyłka nie dochodzi do skutku, sprawdź komunikat systemowy, ponownie otwórz formularz i zweryfikuj podpis, formaty oraz łączny rozmiar załączników. W razie przerwy technicznej po stronie ePUAP spróbuj ponownie później, a przy pilnej sprawie zachowaj informacje o podjętej próbie wysyłki.