Podpis elektroniczny a odręczny – jakie są różnice?

Podpis odręczny składa się na papierze, a podpis elektroniczny jest zestawem danych cyfrowych powiązanych z dokumentem. Tylko podpis kwalifikowany ma w świetle eIDAS i art. 78¹ Kodeksu cywilnego skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Zwykły podpis elektroniczny, skan podpisu ani podpis zaufany nie są tym samym rozwiązaniem.

Podpis elektroniczny a odręczny – najważniejsze różnice

Podpis odręczny wymaga fizycznego dokumentu i pozostawienia na nim własnoręcznego znaku. Podpis elektroniczny działa w środowisku cyfrowym. Nie jest obrazem podpisu wklejonym do pliku, lecz danymi, które pozwalają powiązać dokument z osobą podpisującą i sprawdzić, czy treść nie została zmieniona.

Czy podpis elektroniczny jest tym samym co skan podpisu?

Nie. Skan odręcznego podpisu jest tylko graficzną kopią znaku z papieru. Można go wkleić do innego dokumentu, dlatego sam obraz nie potwierdza ani tożsamości osoby, ani integralności pliku. Podobnie samo wpisanie imienia i nazwiska pod wiadomością e-mail może być elektronicznym sposobem wyrażenia woli, ale nie staje się przez to podpisem kwalifikowanym.

W rozporządzeniu eIDAS wyróżnia się podpisy zwykłe, zaawansowane i kwalifikowane. Zwykły podpis elektroniczny może mieć znaczenie dowodowe, lecz jego skutki zależą od okoliczności i rodzaju czynności. Jeżeli przepisy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, bezpiecznym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego jest podpis kwalifikowany.

Dlaczego podpis kwalifikowany daje mocniejsze potwierdzenie?

Podpis własnoręczny można zakwestionować, a jego autentyczność ocenia się wtedy między innymi na podstawie materiału porównawczego i opinii biegłego. Podpis kwalifikowany jest powiązany z certyfikatem wydanym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Certyfikat identyfikuje podpisującego, a technologia kryptograficzna pozwala wykryć późniejszą zmianę dokumentu.

W praktyce oznacza to większą przewidywalność przy podpisywaniu dokumentów na odległość. Nie oznacza jednak, że każdy dokument elektroniczny automatycznie spełnia wymagania formalne. Liczy się rodzaj podpisu, treść czynności oraz forma wymagana przez konkretny przepis.

Najważniejsze różnice między rozwiązaniami można ująć następująco:

• Podpis odręczny nie wymaga infrastruktury technicznej, ale wiąże się z obiegiem papierowym i trudniejszą weryfikacją.
• Podpis kwalifikowany potwierdza tożsamość za pomocą certyfikatu i chroni integralność podpisanego pliku.
• Podpis zaufany jest rodzajem podpisu elektronicznego używanym przede wszystkim w kontaktach z administracją, ale nie jest podpisem kwalifikowanym i nie zastępuje go w każdej umowie.
• Skan podpisu nie tworzy kwalifikowanej formy elektronicznej i nie powinien być traktowany jako równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Wymóg formy pisemnej może mieć znaczenie między innymi przy umowach o pracę, zakazie konkurencji, przeniesieniu majątkowych praw autorskich, udzieleniu licencji, niektórych pełnomocnictwach lub umowach, dla których przepisy szczególne przewidują taką formę. Przed podpisaniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy nie obowiązuje forma aktu notarialnego albo inny szczególny wymóg.

Jak podpisać umowę w modelu hybrydowym?

Strony nie muszą zawsze korzystać z identycznego rodzaju podpisu. Gdy jedna osoba ma podpis kwalifikowany, a druga korzysta z podpisu odręcznego, właściwy model polega na wymianie odrębnych, podpisanych egzemplarzy. Nie należy drukować pliku podpisanego elektronicznie, traktować wydruku jako oryginału podpisu cyfrowego ani zastępować podpisu odręcznego skanem.

Procedura może wyglądać tak:

1. Strona korzystająca z podpisu kwalifikowanego podpisuje elektroniczną wersję dokumentu i przekazuje oryginalny plik drugiej stronie.
2. Druga strona drukuje ten sam dokument, składa na papierze podpis własnoręczny i zachowuje papierowy egzemplarz.
3. Każda strona przekazuje drugiej swój podpisany egzemplarz, tak aby doszło do wymiany zgodnych oświadczeń woli.
4. Obie strony archiwizują plik z podpisem kwalifikowanym oraz papierowy dokument podpisany odręcznie.

W przypadku sporu trzeba móc przedstawić zarówno elektroniczny oryginał z danymi podpisu, jak i papierowy oryginał z podpisem własnoręcznym. Sam skan papierowej umowy albo wydruk pliku elektronicznego może nie wystarczyć do wykazania właściwej formy i autentyczności podpisu.

Kiedy podpis elektroniczny nie wystarczy?

Podpis kwalifikowany nie zastępuje każdej szczególnej formy czynności prawnej. Przykładem jest testament własnoręczny, który powinien zostać w całości napisany ręcznie, podpisany i opatrzony datą zgodnie z zasadami Kodeksu cywilnego. Odrębnych wymogów mogą wymagać także czynności dokonywane w formie aktu notarialnego, w tym niektóre umowy dotyczące nieruchomości.

Przed podpisaniem dokumentu sprawdź więc nie tylko rodzaj podpisu, lecz także formę wymaganą dla danej czynności. Przy wątpliwościach dotyczących ważności umowy, nieruchomości, testamentu lub czynności notarialnej potrzebna może być konsultacja z prawnikiem.

Co wybrać – podpis elektroniczny czy odręczny?

Przy sporadycznych, prostych umowach prywatnych podpis odręczny często pozostaje wystarczający. Dla przedsiębiorcy, który regularnie podpisuje kontrakty, dokumenty urzędowe i umowy z osobami przebywającymi w innych miejscach, podpis kwalifikowany zwykle oznacza mniej wysyłki papierowych dokumentów i szybszy obieg. Decyzję warto oprzeć na częstotliwości podpisywania, wymaganiach kontrahentów oraz kosztach uzyskania i utrzymania certyfikatu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących formy lub ważności konkretnej czynności skonsultuj się z prawnikiem.