Rejestr aktów zgonu – co to jest i jak uzyskać odpis?

Rejestr aktów zgonu to urzędowa baza prowadzona przez Urzędy Stanu Cywilnego, a nie publiczna wyszukiwarka osób zmarłych. Dostęp do danych jest ograniczony, a odpis aktu zgonu otrzymają tylko osoby uprawnione, między innymi najbliżsi krewni oraz osoby wykazujące interes prawny.

Czym jest rejestr aktów zgonu?

Rejestr aktów zgonu jest częścią Rejestru Stanu Cywilnego. Trafiają do niego urzędowe informacje potwierdzające śmierć konkretnej osoby, w tym jej dane identyfikacyjne oraz datę i miejsce zgonu albo znalezienia zwłok. Akt sporządza kierownik USC na podstawie karty zgonu, a w określonych przypadkach także na podstawie orzeczenia sądu.

Nie istnieje ogólnodostępna internetowa baza, w której można wpisać nazwisko i sprawdzić, czy dowolna osoba zmarła. Rejestr jest systemem administracji publicznej, a dane udostępnia się na zasadach określonych przede wszystkim w ustawie z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego. Ograniczenie dostępu chroni dane osobowe i prywatność osób, których dotyczą akty.

Odpis aktu zgonu może być potrzebny między innymi przy organizacji pochówku, sprawie spadkowej, zamykaniu rachunku bankowego, uzyskaniu świadczeń z ZUS lub zgłoszeniu śmierci ubezpieczycielowi.

Rejestr USC a rejestry notarialne

Rejestr prowadzony przez USC nie jest tym samym co rejestry notarialne. Pierwszy zawiera akty stanu cywilnego, czyli dokumenty potwierdzające między innymi urodzenie, małżeństwo lub zgon. Rejestry notarialne dotyczą natomiast czynności związanych głównie z dziedziczeniem i testamentami.

Rejestr Spadkowy pozwala sprawdzić, czy po danej osobie zarejestrowano informację o akcie poświadczenia dziedziczenia, sądowym stwierdzeniu nabycia spadku albo europejskim poświadczeniu spadkowym. Nie zawiera jednak samych dokumentów spadkowych, lecz wskazuje, gdzie można ich szukać.

Notarialny Rejestr Testamentów (NORT) służy do sprawdzania, czy zmarły pozostawił zarejestrowany testament i w której kancelarii można uzyskać jego wypis. Rejestr nie ujawnia treści testamentu ani danych spadkobierców. Dostęp do informacji uzyskuje się za pośrednictwem notariusza, po przedstawieniu aktu zgonu.

Jak uzyskać odpis aktu zgonu?

Wniosek może złożyć osoba uprawniona. Zwykle są to członkowie najbliższej rodziny, osoba, której dotyczy dokument, pełnomocnik albo osoba, która wykaże interes prawny. W praktyce urząd może poprosić o dokument potwierdzający pokrewieństwo, pełnomocnictwo lub powód, dla którego odpis jest potrzebny.

Do osób, które najczęściej mogą uzyskać odpis, należą:

• małżonek osoby zmarłej
• dzieci, wnuki, rodzice i rodzeństwo
• osoba wykazująca interes prawny
• pełnomocnik osoby uprawnionej

Procedura wygląda zwykle następująco:

1. Wybierz sposób złożenia wniosku – możesz udać się do USC albo skorzystać z elektronicznego kanału obsługi, jeżeli urząd i rodzaj sprawy umożliwiają złożenie wniosku online, między innymi przez ePUAP.
2. Przygotuj dane aktu – potrzebne mogą być imię i nazwisko zmarłego, data i miejsce zgonu oraz dane pozwalające odnaleźć akt w rejestrze.
3. Potwierdź swoje uprawnienie – dołącz dokument tożsamości, a w razie potrzeby także dokument potwierdzający pokrewieństwo, interes prawny lub pełnomocnictwo.
4. Wybierz rodzaj odpisu i odbierz dokument – urząd może wydać dokument papierowo albo w formie elektronicznej, zależnie od sposobu złożenia wniosku i dostępnej usługi.

Wniosek można złożyć w dowolnym USC, nie tylko w urzędzie właściwym dla miejsca zamieszkania. Jeżeli aktu nie ma w bieżącym rejestrze, na przykład z powodu zgonu za granicą albo bardzo starej dokumentacji, urząd może potrzebować dodatkowych informacji lub wskazać inną drogę uzyskania dokumentu.

Odpis skrócony czy zupełny?

Najczęściej wystarcza odpis skrócony. Zawiera podstawowe dane wynikające z aktu i jest wykorzystywany w wielu sprawach urzędowych, bankowych oraz ubezpieczeniowych. Odpis zupełny przedstawia pełną treść aktu wraz z informacjami znajdującymi się w rejestrze. Wybór dokumentu zależy od instytucji, która go wymaga.

Jeżeli instytucja nie wskazała rodzaju dokumentu, przed złożeniem wniosku warto zapytać, czy zaakceptuje odpis skrócony. Pozwala to uniknąć zamawiania dokumentu w niewłaściwej formie.

Najczęstsze pytania o odpis aktu zgonu

• Ile kosztuje odpis? – Pierwszy odpis wydany przy rejestracji zgonu jest bezpłatny. Za kolejny odpis skrócony pobierana jest opłata skarbowa 22 zł, a za odpis zupełny 33 zł.
• Czy można uzyskać odpis online? – Wniosek można złożyć elektronicznie przez dostępny kanał administracji publicznej, między innymi ePUAP, jeśli dana usługa jest dostępna dla konkretnej sprawy. Nadal trzeba potwierdzić tożsamość i uprawnienie do otrzymania dokumentu.
• Jak długo czeka się na dokument? – Jeżeli akt znajduje się w rejestrze i urząd może od razu potwierdzić uprawnienie wnioskodawcy, odpis często jest wydawany podczas jednej wizyty. W sprawach wymagających poszukiwania dokumentacji termin może być dłuższy.
• Czy można sprawdzić zgon dowolnej osoby? – Nie. Rejestr USC nie jest publiczną wyszukiwarką, a dostęp do odpisu wymaga uprawnienia albo wykazania interesu prawnego.

Akty zgonu są przechowywane przez USC przez 80 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono akt. Po upływie tego okresu dokumentacja może zostać przekazana do archiwum państwowego, a zasady jej udostępniania mogą wyglądać inaczej niż przy bieżących aktach.

Najważniejsze rozróżnienie jest proste: USC przechowuje akty zgonu, natomiast Rejestr Spadkowy i NORT dotyczą informacji o sprawach spadkowych oraz testamentach. Aby otrzymać dokument z USC, trzeba złożyć wniosek i wykazać uprawnienie do jego uzyskania.

Informacje o opłatach i dostępnych kanałach składania wniosków mogą się zmieniać. Przed złożeniem wniosku sprawdź aktualne wymagania w wybranym Urzędzie Stanu Cywilnego lub na portalu gov.pl.