Kopia dokumentu a odpis – jaka jest różnica?

Kopia dokumentu jest technicznym odwzorowaniem oryginału, na przykład kserokopią, skanem albo zdjęciem. Odpis to pojęcie używane w języku prawnym, które może oznaczać wierne odtworzenie treści dokumentu. Dopiero odpis poświadczony przez uprawniony podmiot zyskuje moc dowodową pozwalającą zastąpić oryginał w określonym postępowaniu.

Kopia dokumentu a odpis – najważniejsza różnica

W języku potocznym „kopia” i „odpis” często oznaczają to samo. W praktyce prawnej znaczenie ma jednak nie tylko sposób odtworzenia dokumentu, lecz także to, czy zgodność z oryginałem została urzędowo potwierdzona.

Zwykła kserokopia lub skan nie są automatycznie równoważne oryginałowi. Mogą być dowodem w sprawie, ale ich wartość podlega ocenie i może zostać zakwestionowana. Odpis uwierzytelniony zawiera natomiast poświadczenie zgodności z okazanym oryginałem. Właśnie to poświadczenie nadaje mu szczególną moc dowodową.

Jak uzyskać odpis z mocą dowodową?

Najczęściej należy zwrócić się do notariusza o poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem. Notariusz porównuje przedstawioną kopię z dokumentem, który został mu okazany, a następnie umieszcza na odpisie klauzulę poświadczeniową, datę, podpis i pieczęć.

Notariusz nie potwierdza prawdziwości treści dokumentu, ważności czynności ani tego, że podpis na oryginale rzeczywiście złożyła wskazana osoba. Stwierdza wyłącznie, że odpis odpowiada dokumentowi przedstawionemu jako oryginał. Jeżeli dokument zawiera wadliwą lub nieprawdziwą treść, samo poświadczenie zgodności tego nie zmienia.

W postępowaniu administracyjnym znaczenie ma art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego. Odpis może poświadczyć notariusz, a także pełnomocnik strony będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. W określonych sytuacjach zgodność może poświadczyć również upoważniony pracownik organu, któremu okazano oryginał.

Podmioty uprawnione do uwierzytelniania dokumentów to w szczególności:

• Notariusz – porównuje odpis z okazanym dokumentem i sporządza poświadczenie.
• Adwokat – może uwierzytelniać odpisy w zakresie związanym z prowadzoną sprawą.
• Radca prawny – ma analogiczne uprawnienia jako pełnomocnik zawodowy.
• Rzecznik patentowy – może poświadczać odpisy w sprawach objętych jego umocowaniem.
• Doradca podatkowy – może uwierzytelniać dokumenty w zakresie prowadzonego postępowania podatkowego.

Poświadczony może zostać zarówno dokument urzędowy, jak i prywatny. Odpis prywatnego dokumentu nie staje się jednak przez to dokumentem urzędowym. Poświadczenie potwierdza zgodność kopii z przedstawionym dokumentem, ale nie zmienia jego pierwotnego charakteru.

W orzecznictwie przyjmuje się, że kserokopia może być formą odpisu. NSA w wyroku z 25 maja 2016 r., sygn. I OSK 2842/15, wskazał, że kserokopia jest odwzorowaniem oryginału i może stanowić dowód jego istnienia. Bez odpowiedniego uwierzytelnienia nie korzysta jednak z mocy dowodowej oryginału.

Kiedy zwykła kopia nie wystarczy?

Przed wykonaniem kopii warto sprawdzić wymagania instytucji, do której dokument ma trafić. Poświadczenie notarialne może być prawidłowe, ale nie zawsze zastąpi formę wyraźnie wymaganą przez odbiorcę.

• Nie masz oryginału – notariusz nie może potwierdzić zgodności kopii z dokumentem, którego nie okazano.
• Instytucja żąda oryginału albo wypisu aktu notarialnego – poświadczona kopia może nie spełnić tego szczególnego wymogu.
• Dokument jest wyłącznie elektroniczny – wydruk wiadomości lub pliku nie zawsze jest oryginałem. Znaczenie mogą mieć podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna albo urzędowy system weryfikacji.
• Potrzebujesz apostille lub legalizacji – samo poświadczenie zgodności nie zastępuje tych procedur w obrocie międzynarodowym.

Dokument elektroniczny wymaga odrębnej oceny. W postępowaniu administracyjnym odpis dokumentu papierowego może zostać przekazany elektronicznie, jeżeli został prawidłowo poświadczony i opatrzony właściwym podpisem elektronicznym przez uprawnionego pełnomocnika. Zwykły skan bez takiego poświadczenia nie uzyskuje automatycznie mocy oryginału.

Jak przygotować się do wizyty u notariusza?

Procedura jest zwykle prosta, ale przed wizytą trzeba ustalić, jakiego dokumentu wymaga odbiorca. Przygotuj:

1. Skontaktuj się z kancelarią i podaj rodzaj dokumentu oraz liczbę potrzebnych egzemplarzy.
2. Przynieś oryginał dokumentu. Sama kserokopia lub wydruk skanu zasadniczo nie wystarczy.
3. Określ, czy potrzebujesz odpisu całego dokumentu, czy wyciągu obejmującego wybrane elementy. Przy dokumentach z załącznikami sprawdź, czy trzeba uwzględnić także załączniki.
4. Odbierz poświadczony odpis po porównaniu kopii z oryginałem i naniesieniu klauzuli poświadczeniowej.

Koszt czynności zależy przede wszystkim od liczby stron i egzemplarzy. W materiałach dotyczących taksy notarialnej wskazywana jest maksymalna stawka 6 zł netto za stronę, do której dolicza się VAT, jednak stawki i zasady rozliczenia mogą się zmieniać. Ostateczny koszt najlepiej potwierdzić w kancelarii przed wykonaniem czynności.

Najprościej przyjąć, że kopia odpowiada na pytanie „jak wygląda odwzorowanie dokumentu”, a odpis uwierzytelniony – „czy uprawniona osoba potwierdziła jego zgodność z oryginałem”. Gdy urząd lub sąd wymaga dokumentu o mocy dowodowej zbliżonej do oryginału, sama kserokopia nie wystarczy. Potrzebne będzie właściwe poświadczenie albo forma dokumentu wskazana w przepisach lub przez konkretną instytucję.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Wymogi dotyczące dokumentów mogą zależeć od rodzaju postępowania oraz instytucji, która ma je przyjąć.