Dokument z podpisem elektronicznym – co to jest i jak działa?

Dokument z podpisem elektronicznym to plik cyfrowy, z którym powiązano dane identyfikujące osobę podpisującą i chroniące treść przed niezauważoną zmianą. Nie jest nim skan odręcznego podpisu ani samo zdjęcie podpisu umieszczone w PDF.

Czym jest dokument z podpisem elektronicznym?

Podpis elektroniczny jest zestawem danych w postaci elektronicznej, dołączonych do dokumentu albo logicznie z nim powiązanych. W zależności od rodzaju podpisu pozwala ustalić tożsamość podpisującego, potwierdzić pochodzenie pliku i sprawdzić, czy jego treść nie została zmieniona po podpisaniu.

Mechanizm ten opiera się na rozwiązaniach kryptograficznych. Gdy ktoś zmodyfikuje podpisany plik, narzędzie weryfikujące powinno wykryć niezgodność. Dlatego dla celów dowodowych trzeba zachować oryginalny plik elektroniczny, a nie tylko jego wydruk.

W dokumencie PDF może być widoczny graficzny znaczek, pieczęć lub odręczny podpis. Taki element jest często tylko wizualizacją. Sam podpis może być zapisany wewnątrz pliku, w osobnym pliku podpisu albo w kontenerze zawierającym dokument i dane podpisu. Z kolei skan podpisu odręcznego, obraz wklejony do dokumentu lub wpisanie imienia i nazwiska w wiadomości e-mail nie stanowią automatycznie podpisu elektronicznego.

Rodzaje podpisów elektronicznych w Polsce

Wybór podpisu zależy od rodzaju sprawy i wymaganej formy prawnej. Najczęściej spotykane rozwiązania różnią się zakresem zastosowania oraz skutkami prawnymi:

Podpis kwalifikowany jest wydawany na podstawie certyfikatu kwalifikowanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Można używać go także w relacjach prywatnych i biznesowych. Rozporządzenie eIDAS, czyli rozporządzenie 910/2014, określa wspólne zasady dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w Unii Europejskiej.

Podpis zaufany wymaga ważnego profilu zaufanego i jest przeznaczony głównie do załatwiania spraw urzędowych. Podpis osobisty składa się za pomocą e-dowodu, czyli dowodu osobistego z warstwą elektroniczną, oraz właściwego kodu PIN i narzędzia obsługującego dokument.

Jak sprawdzić, czy dokument jest poprawnie podpisany?

Do podstawowej weryfikacji można wykorzystać publiczną usługę Podpisz dokument elektronicznie dostępną za pośrednictwem podpis.gov.pl. Usługa pozwala sprawdzić, kto podpisał dokument, oraz ocenić status podpisu. Według przekazanych informacji można jednocześnie sprawdzić do pięciu plików, których łączny rozmiar nie przekracza 25 MB.

Przed rozpoczęciem przygotuj oryginalny plik, bez otwierania go w programie, który mógłby zmienić jego zawartość. Weryfikacja przebiega następująco:

1. Wejdź do usługi „Podpisz dokument elektronicznie” i wybierz funkcję dodania lub sprawdzenia dokumentu.
2. Dodaj podpisany plik z urządzenia albo przeciągnij go do wskazanego pola.
3. Przy dokumencie zawierającym podpis wybierz opcję „Sprawdź, kto podpisał”.
4. Odczytaj dane podpisującego, rodzaj podpisu oraz wynik weryfikacji certyfikatu i integralności pliku.
5. Sprawdź, czy przy podpisie widnieje status „Ważny”, a następnie zachowaj oryginalny plik wraz z danymi potrzebnymi do późniejszej kontroli.

Status „Ważny” oznacza, że narzędzie prawidłowo zweryfikowało podpis w zakresie technicznym. Nie przesądza jednak samodzielnie o tym, czy dokument spełnia wszystkie wymagania prawne. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy podpis złożyła właściwa osoba, czy użyto wymaganego rodzaju podpisu oraz czy w przypadku organizacji zachowano zasady reprezentacji, na przykład wynikające ze statutu lub wpisu w KRS.

Przy dokumentach podpisanych kwalifikowanym podpisem można korzystać także z oprogramowania do walidacji podpisów. Należy pobierać je z oficjalnych źródeł dostawcy. Brak graficznego symbolu na stronie PDF nie świadczy o braku podpisu, podobnie jak obecność takiego symbolu nie potwierdza jego ważności.

Czy wydruk dokumentu elektronicznego jest ważny?

Sam wydruk podpisanego pliku nie zachowuje wszystkich właściwości oryginału elektronicznego. Na papierze nie da się sprawdzić danych kryptograficznych, certyfikatu ani tego, czy plik został zmieniony po podpisaniu. Dlatego zwykły wydruk nie powinien być traktowany jako elektroniczny oryginał.

Wydruk może jednak uzyskać znaczenie dowodowe w określonych procedurach, jeżeli zostanie prawidłowo uwierzytelniony albo spełni szczególne wymagania przepisów. W postępowaniu administracyjnym znaczenie ma między innymi art. 393 Kodeksu postępowania administracyjnego. Dotyczy on wydruków pism wydanych przez organ administracji publicznej z systemu teleinformatycznego i opatrzonych między innymi podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.

Taki wydruk powinien zawierać informacje wskazane w przepisie, w szczególności informację o elektronicznej postaci pisma, dane osoby podpisującej lub informację o pieczęci elektronicznej oraz identyfikator pisma nadany przez system. Dopiero wydruk spełniający wymagania procedury może stanowić dowód tego, co stwierdzono w piśmie elektronicznym.

Ostrzeżenie: nie drukuj dokumentu tylko dlatego, że chcesz go zachować w aktach papierowych. Najpierw sprawdź, czy dana procedura wymaga uwierzytelnienia wydruku i jakie elementy musi on zawierać. W sprawach sądowych, administracyjnych lub dotyczących znacznych kwot zachowaj plik źródłowy oraz raport z weryfikacji podpisu. Techniczne potwierdzenie podpisu nie rozstrzyga wszystkich kwestii prawnych związanych z dokumentem.

Najbezpieczniej traktować dokument elektroniczny jako całość: zachować plik, podpis lub kontener podpisu, wynik weryfikacji oraz potwierdzenie wysłania, jeżeli dokument przekazywano do urzędu. Wydruk jest kopią albo szczególną formą doręczenia tylko wtedy, gdy właściwe przepisy i procedura nadają mu taki status.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących ważności podpisu, formy czynności lub skutków procesowych dokumentu skonsultuj sprawę z prawnikiem albo właściwym organem.