Dokument elektroniczny – co to jest i jakie ma zastosowanie?

Dokument elektroniczny to zapis informacji w postaci cyfrowej, który można odczytać, przechować i zweryfikować przy użyciu urządzeń elektronicznych. W sensie prawnym nie oznacza jednak wyłącznie dowolnego pliku PDF. Znaczenie mają także jego pochodzenie, integralność, możliwość ustalenia autora oraz sposób podpisania.

Czym jest dokument elektroniczny?

W praktyce dokument elektroniczny jest cyfrowym odpowiednikiem dokumentu, który powstał i funkcjonuje w środowisku elektronicznym. Może mieć formę pliku PDF, dokumentu tekstowego, formularza wygenerowanego w systemie albo innego zbioru danych. Sam format pliku nie przesądza jeszcze o jego mocy prawnej.

Dokument powinien pozwalać ustalić, czego dotyczy, od kogo pochodzi i czy jego treść nie została zmieniona po utworzeniu lub podpisaniu. Ta ostatnia cecha to integralność. Jeżeli po podpisaniu ktoś zmieni treść pliku, prawidłowo działający mechanizm weryfikacji powinien wykazać taką ingerencję.

Podstawowe zasady dotyczące podpisów elektronicznych i usług zaufania określa unijne rozporządzenie eIDAS, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014. Przepisy nie odbierają dokumentowi skutku prawnego tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Trzeba jednak zastosować formę wymaganą dla konkretnej czynności.

Czy skan jest dokumentem elektronicznym?

Skan jest plikiem elektronicznym, ale najczęściej stanowi cyfrową kopię dokumentu papierowego, a nie jego elektroniczny oryginał. Powstaje przez odwzorowanie treści kartki za pomocą skanera lub aparatu. Zdjęcie dokumentu działa podobnie.

Różnica ma znaczenie wtedy, gdy przepisy, zamawiający albo druga strona wymagają oryginału. Skan może przedstawiać podpis odręczny, lecz nie oznacza to, że podpis został złożony bezpośrednio w środowisku elektronicznym. Późniejsze opatrzenie skanu kwalifikowanym podpisem potwierdza złożenie elektronicznego oświadczenia dotyczącego tego pliku, ale nie zmienia faktu, że pierwotnie jest on kopią dokumentu papierowego.

W zamówieniach publicznych nie należy automatycznie uznawać każdego skanu za oryginał elektroniczny. Znaczenie mają przepisy ustawy Pzp, treść dokumentacji postępowania oraz rodzaj konkretnego dokumentu. Dotyczy to między innymi JEDZ, pełnomocnictw, ofert i dokumentów składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Co decyduje o wiarygodności dokumentu elektronicznego?

Plik staje się użytecznym dokumentem elektronicznym nie dlatego, że ma rozszerzenie PDF, lecz dlatego, że można ocenić jego treść, pochodzenie i historię. W praktyce znaczenie mają następujące cechy:

• Integralność – po podpisaniu lub zatwierdzeniu dokumentu każda zmiana treści powinna być możliwa do wykrycia.
• Autentyczność – odbiorca powinien móc ustalić, od kogo dokument pochodzi i kto złożył zawarte w nim oświadczenie.
• Możliwość weryfikacji podpisu – system powinien pozwalać sprawdzić ważność podpisu, certyfikat oraz ewentualne naruszenie dokumentu.
• Metadane – informacje techniczne mogą wskazywać między innymi czas utworzenia, autora, sposób podpisania lub źródło pliku, choć same metadane nie zastępują podpisu.
• Właściwa forma prawna – dokument musi zostać sporządzony i podpisany w sposób wymagany dla danej czynności.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma szczególne znaczenie, ponieważ zgodnie z eIDAS wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Jest przypisany do osoby podpisującej, opiera się na kwalifikowanym certyfikacie i pozwala wykryć późniejszą zmianę podpisanej treści. Nie oznacza to jednak, że każdy dokument wymaga właśnie tego podpisu. W niektórych sprawach wystarczy inna metoda, a w innych przepisy lub zamawiający wymagają podpisu kwalifikowanego.

Jak sprawdzić integralność dokumentu?

Przy otrzymaniu podpisanego pliku nie wystarczy obejrzeć widocznego obrazka podpisu. Trzeba sprawdzić informacje zapisane w strukturze dokumentu i w certyfikacie. Podstawowa weryfikacja może wyglądać tak:

1. Otwórz plik w programie obsługującym dany format podpisu.
2. Sprawdź, czy program rozpoznaje podpis i czy wskazuje go jako ważny.
3. Zweryfikuj dane osoby podpisującej oraz ważność certyfikatu.
4. Sprawdź, czy dokument nie został zmieniony po złożeniu podpisu.
5. Porównaj podpisaną wersję z dokumentem, który miał zostać przekazany.

Widoczna grafika z imieniem i nazwiskiem nie jest sama w sobie podpisem elektronicznym. Może być jedynie wizualizacją podpisu. O skutkach prawnych decydują dane podpisu, certyfikat i możliwość przeprowadzenia prawidłowej walidacji.

Gdzie wykorzystuje się dokumenty elektroniczne?

Dokumenty elektroniczne są używane w kontaktach z urzędami, sądami, kontrahentami i instytucjami finansowymi. Pozwalają zawierać umowy, składać oświadczenia, wysyłać pisma oraz przechowywać dokumentację bez drukowania każdej wersji.

Szczólne znaczenie mają w zamówieniach publicznych. JEDZ, oferta, pełnomocnictwo lub inne oświadczenie mogą wymagać złożenia w określonej formie elektronicznej. Nie można więc poprzestać na ogólnej zasadzie, że „PDF jest dokumentem”. Trzeba sprawdzić, czy dany dokument ma być elektronicznym oryginałem, czy dopuszczalna jest elektroniczna kopia, na przykład skan potwierdzony kwalifikowanym podpisem.

Podobnie jest przy umowach biznesowych. W relacjach B2B strony często mogą posługiwać się formą dokumentową, lecz przy czynnościach wymagających formy pisemnej kwalifikowany podpis elektroniczny może zastąpić podpis własnoręczny. Ostateczna ocena zależy od rodzaju czynności, przepisów szczególnych i wymagań drugiej strony.

Najkrócej: dokument elektroniczny to nie każdy plik cyfrowy. Skan jest kopią dokumentu papierowego, natomiast elektroniczny oryginał powstaje w postaci cyfrowej i powinien umożliwiać potwierdzenie jego autentyczności oraz integralności.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku dokumentów składanych w konkretnym postępowaniu należy sprawdzić aktualne przepisy, wymagania zamawiającego oraz dokumentację danej sprawy.